Ik ben inmiddels het gehele team waar ik leiding aan geef een training aan het geven omtrent een aantal basisprincipes van Lean. Ik zal hier in een later blog meer over uitweiden. Tijdens deze training geef ik ook uitleg over Poka-yoke of wel "het voorkomen van fouten". Door ook in de praktijk bewust met dit begrip bezig te zijn in een verbetertraject ben ik de waarde ervan zelf nog meer in gaan zien.
Er worden maar in weinig bedrijfstakken zo veel fouten gemaakt als in de gezondheidszorg. Ik heb wel eens gehoord dat de kans dat je schade oploopt in een ziekenhuis vele malen groter is dan dat je in een vliegtuig stapt. Ik vertel hier voor vele niets nieuws. Dit is ook de reden dat er zo veel nadruk op controle ligt binnen de gezondheidszorg. "Audits", "Inspectie", "Tuchtrecht" zijn termen die dan ook met enige afschuw worden uitgesproken door gezondheidszorg medewerkers. Toch streven IGZ, NIAZ en overheid er naar om de kwaliteit van zorg zo hoog mogelijk te krijgen. Dit is toch in het belang van de patiënt. Gezondheidszorg medewerkers streven over het algemeen toch ook dit doel na. Hoe komt het dan dan deze 2 groepen soms voelen tegenover elkaar te staan?
Ik zie hier 2 belangrijke redenen voor. Als eerste gaat er een heel oordelend karakter uit van de instrumenten die er nu zijn ingericht. We moeten hoog op verschillende "lijstjes" eindigen, met elkaar concurreren op kwaliteit en wanneer er een fout wordt gemaakt moet er een schuldige voor worden aangewezen. Kortom we geven de indruk dat de gezondheidszorg medewerkers op dit moment niet hun beste werk leveren. Daar wordt je niet vrolijk van en is ook weinig respectvol. Lean beoogt juist ten alle tijden respect voor de medewerkers, zij zijn de personen die de waarde toevoegen aan het product, zonder hen zou er geen kwaliteit zijn. De sleutel tot het verhogen van kwaliteit ligt in mijn optiek dus in respect tonen voor de medewerkers en je dienstbaar opstellen aan het doel dat je wilt bereiken "Geen fouten maken"
Het volgende filmpje van vmszorg illustreert bovenstaande mooi klik hier voor het filmpje.
Als tweede belangrijke reden zie ik dat de manier waarop het op dit moment is georganiseerd leidt tot "checken". Vraag het maar aan zorgverleners, de meeste zijn niet dol op alle checklisten en dubbelchecks die ze dagelijks moeten invullen/uitvoeren. In de huidige manier van werken zijn veel checks functioneel, maar per definitie is checken een vorm van verspilling. Wanneer je het namelijk zo in kan richten dat het niet fout kan gaan (Poka-yoke) dan is checken niet meer nodig. Om een voorbeeld te geven wanneer USB-sticks of aansluitingen van adapters in telefoons op 2 manieren ingeplugd zouden kunnen worden dan zouden helpdesks het een stuk drukker hebben. "mijn telefoon doet het niet" "heeft u hem opgeladen" "ja hij heeft de hele nacht in de lader gezeten" "Haalt u de stekker er eens uit, draai hem een halve slag en steek hem er dan weer eens in" "Verrek, hij doet het! Dank u wel"
Twee voorbeelden van Poka-yoke in mijn praktijk zijn bijvoorbeeld die de kans op fouten kleiner maakt:
Er zitten een aantal brandblussers op de afdeling, naast één van hen zit een stopcontact. In de dagelijkse praktijk wordt hier wel eens een Computer On Wheels (COW) neergezet, netjes in het stopcontact, maar ook vaak voor de brandblusser. Er zit wel een sticker op met de tekst, niet voor plaatsen, maar die werkt blijkbaar niet. Nu hebben we met rood/wit tape een vak met een kruis op de vloer gezet. Je ziet nu dat de COW altijd netjes naast dit vak staat.
Risicovolle medicatie moet volgens een vaste procedure uitgevoerd worden. Het zijn 2 handelingsschema's 1 van 9 stappen en 1 van 8 stappen. Alle verpleegkundigen zijn geschoold en er zijn protocollen beschreven. Toch zie je dat in de praktijk deze handelingsschema's niet altijd goed gehanteerd worden. Niet iedere stap wordt op dezelfde plek uitgevoerd. Wat we nu gaan doen is iedere stap visueel maken op de plek waar hij uitgevoerd wordt. We hopen dat het effect is dat verpleegkundige de stappen uit gaan voeren, doordat ze niet het hele handelingsschema hoeven te onthouden. Wat we verder verwachten dat ondersteunend werkt is dat wanneer je net stap 4 hebt gehad en je gaat naar de volgende plek en komt bij stap 6 dat de verpleegkundige zich dan realiseert dat dat niet klopt. Dit is nog niet in de praktijk gebracht, maar het illustreert wel het rekening houden met het begrip Poka-yoke.
In de huidige situatie propageren we in de gezondheidszorg nog checklisten. We nodigen zelfs sprekers vanuit de vliegtuigwereld uit om te vertellen hoe zij met onder andere checklisten de vliegtuigwereld een stuk veiliger hebben gemaakt. Ik zeg ook niet dat we alle checklisten meteen over boord moeten gooien, maar laten we wel nadenken of we e.e.a. zo kunnen organiseren dat het niet meer fout kan gaan, dit is mijn inziens nog veel beter.
Wanneer je er op gaat letten zijn er genoeg Poka-yoke voorbeelden te vinden. Wanneer jij er één hebt die wil delen dan kan dit onder dit blog. Uiteraard vind ik het ook leuk wanneer je andere zaken wil delen of vragen.
Stefan Zielhuis
Geen opmerkingen:
Een reactie posten